Как управлять непрерывным потоком входящей информации?

Воспользуйтесь этими лайфхаками при обработке своей электронной почты и вы сократите время на работу с почтой в 2 раза

1. Видеть любое письмо в папке Входящие один раз

Часто много времени тратится на чтение одного и того же письма без принятия решения.Гораздо эффективнее всегда принимать решение в отношении каждого нового письма:

Если письмо не требует действия – перенести его в Архив. Зачем тратить на него ресурс внимания во время следующей проверки? В Архив!
Если письмо требует небольшого действия меньше 2 минут – сделать его сразу же! Иначе в дальнейшем Вы потратите на включение и анализ этого письма больше времени. Сделать сразу!
Если письмо требует много времени (больше 5-10 минут), то имеет смысл перетащить письмо в Календарь и отдельно запланировать на работу с ним время

Применение этого простого алгоритма позволяет уменьшить количество писем во Входящих… до 0!

2. Договоритесь со своими коллегами о результато-ориентированной формулировке всех писем.

Часто сотрудники тратят много времени просто на то, чтобы понять, зачем это письмо пришло, что от них требуется, что конкретно надо сделать. Примерно 10 секунд на каждое письмо. Если писем в день 60 штук, то только на понимание цели письма может уходить 10 минут!
Если формулировка письма начинается с глагола и отвечает на вопрос «Что конкретно сделать» - то обрабатывать входящую почту становится легче. Посмотрите: «Согласовать договор» вместо «Re: наш вариант», «Принять решение до 18:00» вместо «Что делать?!», «Отправить платеж в Гамма» вместо «Гамма: платежки».

3. Письма, требующие действия – попадают в папку «Кому». Все остальное – в папку «Информационное»

Чем выше уровень топ-менеджера – тем больше у него писем, которые требуют его внимания, но не требуют действия. Поэтому эти письма следует читать реже, один раз в день, в то время как письма, требующие действия, нужно читать постоянно. Просто разграничьте эти два потока писем по разным папкам с помощью соответствующей настройки автофильтрации по папкам и внедрения вышеописанного корпоративного правила.
Эти три лайфхака реально могут помочь уменьшить время на работу с почтой в два и более раза.
Разграничьте потоки электронной почты, конкретизируйте, очистите почтовый ящик до нуля Входящих!

Другие статьи этой рубрики

Слово экспертам

Мир, как зеркало, или что такое психологическая тень

17 августа 10640

“Тень” - это один из фундаментальных механизмов работы психики человека. Я не знаю, почему это так работает, и как это сформировалось. У всего в природе есть своя роль. Мне было бы интересно в этом разобраться, но речь пойдет не об этом....

Читать

Слово экспертам

Самоуправление в стоматологической клинике

17 августа 3758

Стоматологическая клиника Екатерины Леонтьевой не сразу стала бирюзовой. В 2010 году она реализовала свою мечту - открыла стоматологию, мало чем отличающуюся от многих других в Казани. Сама управляла и контролировала все процессы, сама л...

Читать

Слово экспертам

В чём ценность сертификации ICA?

17 августа 4786

"Методы фасилитации в группе" - это обучение передовым техникам вовлечения, достижения договорённостей, командной работы и энергетизации сотрудников, пробуждения креативности для тренеров, коучей, консультантов, фасилитаторов, ...

Читать

Слово экспертам

Ретроспектива проекта как инструмент управления идеологией компании

17 августа 4075

Подведение итогов чего бы то ни было не является чем-то естественным в нашей культуре. До сих пор многие мои знакомые не подводят итоги года и восхищаются статьями, в которых это рекомендуется делать. Но быстро забывают эту идею. Те же, ...

Читать

Слово экспертам

Обзор приложений на платформе Android для построения диаграмм и блок-схем

17 августа 16011

Читать

Слово экспертам

Майнд-менеджмент

17 августа 4611

Как оптимизировать систему управления и высвободить время для зарабатывания прибыли? Как справиться с растущим объемом информации, полюбить планирование и сделать так, чтобы планы стали руководством к действию? Как увязать друг с друго...

Читать