Основные роли в коллабе

В классической иерархичной системе управления люди редко принимают участие в формировании структуры. Приходя работать в компанию, человек просто встраивается в существующую организацию и живет по ее правилам, четко понимая, кому он подчиняется, что входит в его функциональные обязанности и чье слово главнее. 

В интегральной теории также сохраняется иерархия, только это иерархия потребностей. Поскольку потребности не могут управлять друг другом, невозможно определить, какая из них важнее, появляется круг. 

Фактически каждый круг - это зона ответственности, актуальная для той или иной компании. Круг продажи, круг маркетинга, круг разработчиков, круг производства. Результат работы любого круга должен быть измерим, ощутим и полезен компании.

Внутри круга есть роли. Важно понять, что роль - это не должность. В классической системе у сотрудника есть должностные обязанности, ему могут поступать задания от руководителя, от вышестоящего босса, из другого подразделения. В результате нередко мы имеем сбой в приоритетах, задерганного коллегу и заваленные проекты. 

В самоуправляющихся организациях, внедряя роли, менеджеры перестают руководить людьми. Они управляют ответственностью. Приоритет выполнения задач расставляет сам сотрудник. Он вправе принимать решения в рамках своей роли. Если же человек не справляется, он может быть переизбран на совещании, и его роль будет передана кому-то другому.

Один человек может быть держателем нескольких ролей, но они должны быть сосредоточены внутри одного круга. Например, в круге маркетинга сотрудник Михаил выполняет роли контент-менеджера сайта и SMM специалиста.

В коллаборации очень важны совещания. Они во многом определяют эффективность работы команды в целом и проводятся они по определенным правилам, о которых мы подробнее поговорим в следующих номерах журнала.

Согласно коллаборации все участники совещания наделяются ролями. Среди них есть несколько обязательных. Они не соответствуют должностям. Например, фасилитатором не обязательно должен быть руководитель круга (команды). Более того, от совещания к совещанию роли могут меняться, если этого хочет команда или требуют обстоятельства.

 Обязательные роли:

Фасилитатор. Тот, кто ведет встречу, следит за повесткой, задает настроение, контролирует тайминг, вовлекает в процесс всех участников, координирует выступления. Он готовит площадку. Следит за тем, чтобы из конструктивного диалога встреча не превратилась в болтовню ни о чем. Передает слово желающим высказаться и включает вопросы в повестку. Обеспечивает продуктивность обсуждений. 

Кроме того, фасилитатор готовит каждого участника к роли фасилитатора на следующих встречах. Фасилитатора избирают все участники встречи обычно одновременным голосованием в любой удобной форме. Срок определяется здесь же. Обычно это год.

Лидер круга. В классической системе управления, как правило, руководитель отдела. Его основная задача - представлять интересы управленческого круга. Передает информацию об общих стратегических задачах, актуальных вопросах организации, которые поступают из других кругов (подразделений). Он является наставником, поддерживает, дает обратную связь, помогает расставить приоритеты. 

Если нужно принять решение, не оговоренное регламентами, - принимает. Если на какую-то роль нет исполнителя - берет ее на себя. Проводит индивидуальные встречи с участниками круга, чтобы повысить их эффективность. Готовит новых участников на свою роль.

Держатель метрик. Определяет порядок сбора данных, на основе которых круг может определить эффективность своей работы. Готовит других участников на свою роль.

Представитель. Его задача представлять интересы своего круга на встречах верхнего круга. Если в его круге возникает актуальный вопрос, решение которого в компетенции другого круга, представитель обсуждает этот вопрос на встречах другого круга. Представитель избирается из числа своего круга и одновременно входит в верхний круг.

Посредник. Включается в работу, когда лидеру и представителю не удается донести необходимую информацию до своих кругов. Он обеспечивает взаимодействие двух кругов. Представляет взгляды своего круга на встречах другого круга, где он является посредником.

Секретарь. Составляет документы, ведет протокол встреч, отчетность. Его задача - фиксировать информацию. Секретарь обычно составляет график встречи и повестку, инициирует распределение ролей.

Участник круга. Любой человек, занятый в деятельности круга, априори является его участником. Он получает доступ к совещаниям круга и может быть исполнителем любой из вышеперечисленных ролей. Участник должен четко понимать свои задачи, знать протокол собрания и понимать, чего от него ждут. Он может выносить на обсуждение актуальные вопросы. Высказываться по теме, вносить информацию в трекинг-документы. Другими словами, выполнять работу, соответствующую его роли в компании.

Основываясь на своем опыте, мы рекомендуем на первое время (6-12 месяцев) ввести еще одну роль: администратора задач. Это человек, который будет отслеживать выполнение задач участниками круга и по необходимости напоминать о них, контролировать сроки, в общем, держать руку на пульсе.