Как быстро адаптироваться на новом рабочем месте

Опубликовано в № от 19.06.25
Считается, что новому менеджеру необходимо минимум три месяца для того, чтобы начать успешно справляться со своими обязанностями и четко понимать, что от него требуется. Ровно три месяца составляет испытательный срок, по окончании которого принимается решение, насколько успешно новый сотрудник адаптировался в Компании.

Что происходит с менеджером за это время? 

Новый сотрудник прежде всего знакомится с коллегами, изучает регламентирующие документы и бизнес-процессы, познает неформальную корпоративную культуру. За время адаптации он собирает огромное количество информации из разных источников и выстраивает в своей голове полное понимание происходящего, что позволяет ему адаптироваться к работе в Компании. 


В один прекрасный момент менеджер вдруг понимает, что происходит в Компании и что следует сделать для того, чтобы добиваться поставленных перед ним задач. Этот момент можно условно назвать как "адаптирование", когда в работе появляется больше предсказуемости и осмысленности, становится меньше новой информации для постоянного изучения.


Соответственно, чем выше уровень менеджера, тем большее количество информации ему предстоит собирать и анализировать, и тем большее время ему требуется для адаптации. А особенно сложно приходится новому генеральному директору. Для того, чтобы двигать новую Компанию вперед, ему необходимо сначала проанализировать в режиме online огромное количество информации о текущем состоянии  Компании.


У Михаила Жукова, нового генерального директора Компании HeadHunter.ru, не было лишнего времени на адаптацию - цели стояли самые амбициозные и действовать необходимо было как можно быстрее. Для того, чтобы как можно быстрее создать картину происходящего в новой для себя Компании, Михаил в конце каждого завершенного рабочего дня инвестировал несколько минут на структурирование и анализ полученной информации. 


"В начале моей работы новой информации в голове постоянно было очень много и создать точную  картину происходящего было невозможно, - вспоминает Михаил. 

Но давно уже привыкнув освобождать свою голову для появления новых мыслей, я просто создал сначала хаос самых разных идей, а потом на его основе - интеллект-карту в MindManager. В итоге, очень быстро были определены ключевые области менеджмента в новой Компании, и я стал записывать всю информацию отдельными блоками. 


Очень быстро сквозь быстро разросшийся хаос стала проглядываться структура и я стал связывать объекты в отдельные блоки по смыслу. Уделяя каждый день в конце работы несколько минут на построение и анализ карты ключевых областей, я уже через три недели получил готовую структуру реальной работы большой и успешной Компании, которой начинал руководить. (см.рис.1.)

 как быстро адаптироваться

Рис.1. Верхний уровень структуры ключевых областей Компании HeadHunter.

Если раскрыть все уровни этой карты целиком, то получится слишком большая карта, для того, чтобы ее можно было хорошо рассмотреть даже на целой странице.


Вот так выглядит в полностью развернутом состоянии один из 11 блоков, посвященный управлению  (см.рис.2.).


 как быстро адаптироваться

Рис.2. Блок "Управление" в развернутом виде.

Уже через три недели после начала работы я четко представлял и понимал картину происходящего, видел все ключевые области, мог анализировать недостающие, провисающие и пересекающиеся области менеджента, просто просматривая созданную мной карту ключевых областей", - продолжает Михаил. "Теперь, когда была ясна картина происходящего в Компании, можно было переходить к  действию, то есть осознанному управлению на основе четкого понимания происходящего. А раньше, когда я не знал технологий майнд-менеджмента, всю эту картину приходилось выстраивать в своей голове, что занимало гораздо больше времени".

Создание личной файловой структуры на новом месте работы

В процессе начала работы я стал получать огромное количество информации в электронном виде из всех подразделений Компании. Сначала они сохранялись в одну папку, а когда образовался хаос - я  использовал для структурирования файлов уже кристаллизовавшуюся к тому моменту структуру ключевых областей менеджмента. 

Для того, чтобы быстро находить нужные письма и файлы, я создал аналогичную структуре ключевых областей структуру папок во Входящих Outlook, а так же в файловой  системе моего ноутбука. Таким образом я и в почте, и в файловой структуре использовал одну и ту же естесственно созданную структуру, соответствующую реальной структуре деятельности управляемой мной Компании, что очень помогает мне искать и анализировать нужную информацию.

  

Особенно удобным оказалось пользоваться умными кнопками Map Parts File Explorer, которые позволяют из карты Mind Manager отслеживать изменения в файловой структуре и прямо из интеллект-карты находить и открывать нужную информацию (см.рис.3.).

 как быстро адаптироваться

Рис.3. Файловая структура, созданная с помощью File Explorer.

Теперь я могу найти и открыть любую электронную информацию из единой карты Mind Manager, которая открыта у меня всегда, и это очень экономит время во время работы.

Передача информации и управление

Вначале я создавал карту ключевых областей менеджмента исключительно для себя, чтобы понять ситуацию и проанализировать ее. Однако, потом эта карта очень пригодилась мне для решения задачи систематизации работы Компании. Я продолжал регулярно просматривать и изменять карту в соответствии с новой поступающей информацией, но уже не так часто, как в самом начале. Через какое-то время карта уже существенно отличалась от того, что было в начале. 

И когда к нам пришел новый HR-директор, я использовал эту карту, чтобы как можно быстрее  посвятить ее в курс работы Компании, объяснить структуру и роли каждого подразделения. В  режиме Presentation я провел небольшую презентацию о Компании, особенно акцентировав внимание на областях HR- подразделения (см.рис.4.)

 4.png

Рис.4. Структура ключевых бизнес-областей направления HR. 

После презентации я отправил по почте эту интеллект-карту новому HR-директору, и уже к конце первой рабочей недели она понимала, что от нее требуется и какие задачи необходимо выполнять для развития направления. Таким образом, я существенно ускорил процесс адаптации нового менеджера.

Создание и анализ организационной структуры, экспорт в Visio

Через какое-то время, когда структура Компании существенно изменилась, возникла необходимость  создать классическую организационную структуру, чтобы ознакомить с ней сотрудников и прописать  необходимые бизнес-процессы совместного взаимодействия. И опять же здесь очень пригодилась актуальная версия структуры ключевых областей, на основе которой была быстро создана орг. структура в Mind Manager. Верхний уровень этой структуры показан на рис.5.

 5.png

Рис.5. Верхний уровень орг.структуры, созданной в Mind Manager  на основе карты ключевых  областей менеджмента.

После того, как структура была нарисована в MindManager, мы с помощью экспорта в Visio создали файл орг.структуры в привычной большинству сотрудников офисной программе и разослали для ознакомления.

Благодаря возможности устанавливать разные виды фильтров для отдельных объектов, в интеллект-карте можно анализировать информацию в разных управленческих разрезах. Например, увидеть всех текущих сотрудников одного из наших офисов в филиалах (см.рис.6.)

 6.jpg

Рис.6. Установка управленческих фильтров.

Или, задав соответствующий фильтр, даже можно увидеть всех сотрудников, находящихся в декрете по всей Компании."

как быстро адаптироваться 

 Рис.7. Отфильтрованная информация: сотрудники, находящиеся в декрете.

Благодаря гибким возможностям MindManager и синхронизации со всеми приложениями Microsoft Office (Word, Outlook, Excel, PowerPoint, Visio, Project), а так же личному примеру генерального директора, технологии майнд-менеджмента находят все больше и  большее применение среди сотрудников HeadHunter.ru, успешно решающих самые креативные задачи,  которые должна ставить перед собой лидирующая на своем рынке Компания!

Получить дополнительные материалы и скачать книгу кейсов

Мы вышлем Вам дополнительные материалы в мессенджер по номеру телефона.

Отправляя это сообщение вы соглашаетесь с нашей политикой конфиденциальности

Другие статьи этой рубрики

Слово экспертам

Ретроспектива проекта как инструмент управления идеологией компании

19 июня 3928

Подведение итогов чего бы то ни было не является чем-то естественным в нашей культуре. До сих пор многие мои знакомые не подводят итоги года и восхищаются статьями, в которых это рекомендуется делать. Но быстро забывают эту идею. Те же, ...

Слово экспертам

Социократия 3.0. Метод построения самоуправляемых компаний

19 июня 10606

Самоуправление в компаниях — одна из наиболее горячих и резонансных тем последних лет в мире бизнеса. Самоуправление позволяет уменьшить зависимость работы всей компании от скорости обработки информации и принятия решений отдельными людь...

Слово экспертам

Зачем нужны корпоративные ценности компании: Как работает «управление по ценностям»? Часть 2.

19 июня 3972

Давайте сразу договоримся: ценности – это не формальный элемент «чтобы было» в компании. И они нужны не для сайта и даже не для рекламных буклетов. Ценности – это «сердце» организации. Это стержневые принципы, в которые верят сотрудник...

Слово экспертам

Сторитейлинг в бизнесе

19 июня 8591

Есть истории, известные всему миру. Успех многих брендов сегодня в том, что приобретение их товара - это прикосновение к истории, которая так поражает воображение. Знаете, с чего консультанты «Мэри Кей» начинают свое общение с новичками?...

Слово экспертам

Мыслить как стратег: 7 простых техник пробуждения инновационного мышления

19 июня 3894

Когда ваши коллеги, а, возможно, и вы сами настроены скептически. Или, когда кажется, что развитие организации или ваша собственная карьера зашли в тупик. Очень сложно в таких случаях "мыслить инновационно", "видеть новые возмо...

Слово экспертам

Забудьте о слайдах, сконцентрируйтесь на вашем послании

19 июня 3895

Почти ежедневно я провожу презентации и также часто присутствую на презентациях. Главный урок, который я из всего этого вынесла - НЕ ФОКУСИРОВАТЬСЯ НА слайдах и программе для создания презентации.